In hóa đơn giá rẻ và công nghệ in offset

Doanh nghiệp nào cũng mong muốn có mẫu hóa đơn được thiết kế riêng. Thể hiện được thương hiệu của doanh nghiệp, màu sắc cũng như kiểu dáng phải bắt mắt, sang trọng và tinh tế. Bên cạnh đó có đối tác in hóa đơn giá rẻ lâu dài.

Ngày này, không khó để đáp ứng các nhu cầu này. Ngay cả khi trong thời buổi hiện đại hóa, công nghệ thông tin lần “thấm” sâu vào cuộc sống con người hiện đại. Dù hóa đơn điện tử có tiện lợi nhanh chóng. Nhưng nếu doanh nghiệp nào còn chưa có cơ sở hạ tầng mạng ổn định. Thì đây cũng là một vấn đề lo lắng. Do vậy, in hóa đơn giá rẻ và hóa đơn chất lượng đúng quy định nhà nước là luôn cần thiết.

Hầu hết xưởng in lớn như In Song An đều có nhiều công nghệ in có thể đáp ứng các nhu cầu trên của doanh nghiệp. Và nổi bật trong số đó là công nghệ in offset.

Công nghệ offset in hóa đơn giá rẻ

In hóa đơn giá rẻ bằng công nghệ offset là một sự lựa chọn mang tính kinh tế cao và thông minh. Đây là một xu hướng mạnh mẽ dẫn đầu ngành in ấn cho đến nay. Lí do?

Nhiều đặc điểm tiên tiến của công nghệ offset

• Khuôn in dùng trong công nghệ offset có sử dụng loại nhựa Diazo. Nhựa Diazo này có cấu tạo đặc biệt nên chỉ hút lấy mực in có gốc dầu. Còn lại phần không in sẽ được phủ bởi nước. Vì thế mà làm cho mực không lẫn vào phần không in. Kết quả là sản phẩm in ra sẽ không bị nhòe mực. Chất lượng sản phẩm cũng được nâng cao rõ rệt.
• Theo một nguyên lí là những thông tin từ khuôn in được truyền qua tấm offset trước khi đến mặt giấy in. Bên cạnh đó, cấu tạo cao su mỏng của tấm offset cho phép bề mặt của nó được áp sát hoàn toàn vào mặt giấy in. Do vậy mà toàn bộ những thông tin cần thiết được in ấn với nét in không bị đứt quãng. Và hình ảnh sắc sảo một cách hoàn hảo.

Loại mực in trong công nghệ Offset

Hệ 4 màu cơ bản C (Cyan/xanh nhạt), M (Magenta/hồng), Y (Yellow/vàng) và K (Black/màu đen) sẽ cho ra vô số màu sắc. Dù khách hàng có khó tính đến đâu thì 4 màu này cũng sẽ làm hài lòng với loại mực chất lượng, màu sắc đẹp và bền với nước này.

Quy trình in hóa đơn giá rẻ bằng công nghệ Offset

Để đảm bảo quy trình in hóa đơn và hóa đơn in được in hợp lệ. Các bạn nên tuân thủ các quy định của in ấn hóa đơn, và chuẩn bị các giấy tờ liên quan cần thiết:

• Bản sao (có công chứng) giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Tệp (File) có chứa mẫu thiết kế logo được thiết kế đồ họa.
• Giấy giới thiệu của công ty để cử người đại diện doanh nghiệp đi đặt in hóa đơn.
• Bản sao giấy CMND của người đại diện theo pháp luật đúng với tên của người đã đứng tên trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nên mang theo bản chính CMND để có khi đối chứng).
• Nên lưu ý là bản sao CMND của người đại diện đi đặt in phải đúng với tên của người được ủy quyền đứng tên trên giấy giới thiệu.
• Các thông tin khác cần thiết về doanh nghiệp để dùng khi cần.

Đặc điểm nổi bật của hóa đơn giá rẻ được in bằng công nghệ offset

• Màu sắc phong phú gồm một màu đen, một màu sắc khác hoặc có thể kết hợp nhiều màu sắc trên cùng một tờ hóa đơn.
• Thiết kế chuyên nghiệp hơn các cong nghệ in ấn khác. Đảm bảo sự sang trọng, màu sắc tươi sáng và có độ bền lâu.
• Thể hiện tất cả các thông tin cần thiết của doanh nghiệp một cách rõ nét. Giúp truyền tải một cách rõ ràng thông tin cần thiết để khách hàng dể kiểm tra. Đồng thời mẫu hóa đơn giá rẻ, đẹp mắt sẽ làm tăng ấn tượng.  Và mức độ tin tưởng của khách hàng với doanh nghiệp.

Các dạng hóa đơn giá rẻ phổ biến được in ấn

Hóa đơn GTGT/ VAT thường được in ấn trên khổ giấy A4 theo chiều đứng. Có thể khác nhau đôi chút về cách trình bày. Và hình dạng nhưng vẫn đảm bảo bao gồm những thông tin không thể thiếu như:

• Các thông tin liên quan cần thiết của doanh nghiệp phát hành như: Tên doanh nghiệp, Mã số thuế, Logo ở một góc phía trên của hóa đơn, Địa chỉ, số điện thoại,…
• Góc phải: Mẫu hóa đơn được in theo thông tư nào của bộ tài chính. Tên hóa đơn, số thứ tự liên của hóa đơn, mã số, ngày tháng năm lập hóa đơn; số thứ tự của hóa đơn GTGT; kí hiệu…
• Nội dung hóa đơn là bảng ghi thông tin hàng hóa: Số Thứ tụ, tên hàng hóa, sản phẩm, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền.
• Phần cuối hóa đơn: chữ ký người lập hóa đơn. Chữ ký khách hàng/ chữ ký người nhận hóa đơn, chữ ký của kế toán trưởng.

Bạn đang cần in hóa đơn giá rẻ, Bạn cần in gấp rút hay không? Tư vấn tận nơi? Bạn đừng ngại, hãy gọi In Song An để được phục vụ chu đáo nhé!

Hóa đơn gtgt và những vấn đề liên quan

Việc in hóa đơn gtgt có vẻ đơn giản, nhưng để việc này diễn ra tốt đẹp. Và suôn sẽ mỗi ngày tại văn phòng kế toán, thì bạn phải đảm báo các yếu tố liên quan đến hóa đơn gtgt.

1. Chọn loại máy in hóa đơn gtgt

Máy in kim Epson LQ-310, in kim, 24 kim.

Việc sử dụng máy in này không khó, chỉ cần doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán. Và có mẫu hóa đơn gtgt đặt in sẵn thì máy in LQ 310 sẽ giúp bạn điền thông tin vào mẫu. Và in ra nhanh chóng, chính xác hoàn toàn tiết kiệm thời gian.

Lợi ích khi có máy in hóa đơn gtgt: Đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm thì cần phải xuất nhiều hóa đơn cho khách hàng. Doanh nghiệp phải mất chi phí để thuê nhân viên viết hóa đơn. Nếu đông khách thì viết còn không suể và đôi khi nhầm lẫn. Hoặc trường hợp mất khoản chi phí không đáng có cho những tờ hóa đơn bị viết sai. Nếu khi kiểm toán thì phải giải trình với cơ quan thuế vì những tờ hóa đơn viết sai này, thật là mệt mỏi.

Viết hóa đơn dễ bị sai, sinh ra tốn nhiều chi phí in mẫu hóa đơn khác để còn bù cho các hóa đơn bị hủy. Mà công việc sẽ bị rối tung, do đó khâu quản lý các hóa đơn đã xuất. Và nhập dữ liệu vào máy tính cũng là một vấn đề không nhỏ. Nếu vậy, Doanh nghiệp còn phải mất thêm công đoạn nhập dữ liệu vào phần mềm.

Đó là ngày trước, bây giờ công nghệ hiện đại hơn.

Máy in Epson LQ310 sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề này rất nhẹ nhàng và nhanh chóng. Giúp các bạn làm kế toán không còn phải lo lắng về chữ viết và lỗi viết sai không sửa được.

Phần mềm kế toán ví dụ như Misa, Fast, VietSun,…thì nhân viên của bên cung cấp phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp đã dăng ký với cơ quan thuế vào phần mềm kế toán.

Thao tác không hề khó khăn, mỗi khi cần xuất hóa đơn cho khách hàng. Nhân viên kế toán chỉ cần hạch toán bán hàng, để tờ hóa đơn mẫu (đã đặt in từ nhà in Song An) vào Máy in và ra lệnh in là sẽ có ngay tờ hóa đơn để giao cho khách hàng.

Thông tin máy in tham khảo

• Tên máy in: Máy in Epson LQ 310 in kim.
• Loại máy in: In kim 24 kim.
• Khổ giấy in: Tối đa khổ A4.
• Tốc độ in: Nháp 347 / 416 ký tự / giây.
• Bộ nhớ ram: 128 BK.
• Độ phân giải: 80 / 96 / 120 / 137 / 160 cpl.
• Không phân biệt giấy thường hay giấy liên tục nhiều liên.
• Chuẩn kết nối: Bi-directional parallel interface (IEEE-1284 nibble mode supported) USB 2.0 Full-Speed Serial.
• An tâm với độ bền đầu kim, khoảng 400 triệu lần phóng kim in.
• Mực in sử dụng: Ribbon.
• Bảo hành: Chính hãng 1 năm

Như vậy với Máy in Epson LQ310 sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí. Và thời gian rất lớn hoặc hạn chế được rủi ro về số liệu, in lại hóa đơn gtgt bị viết sai.

2. Phần mềm in hóa đơn gtgt

Một số đặc điểm của phần mềm in hóa đơn

• Phần mềm rất năng suất trong việc hỗ trợ rất nhiều mẫu hóa đơn.
• Không khó khăn trong form hóa đơn, hỗ trợ cho cả giấy đục lỗ và giấy không đục lỗ.
• Đáp ứng đầy đủ, không bỏ sót chi tiết cần thiết nào ngay, gồm cả có gạch bỏ khoảng trống (gạch chéo) đúng chuẩn thuế.
• Định dạng dấu chấm (.), dấu phẩy (,) đúng chuẩn thuế của Việt Nam quy định.
• Máy có chức năng kiểm tra mã số thuế online.
• Hỗ trợ ngay cả việc tính ngược ra đơn giá sản phẩm từ tổng tiền sau thuế, giúp khách hàng và nhân viên thống nhất về việc thanh toán.

Các chức năng phần mềm in hoá đơn gtgt

3. Chọn đối tác in hóa đơn gtgt uy tín dài lâu

Việc in hóa đơn gtgt cũng phải cần chọn nhà in theo một tiêu chuẩn nhất định. Như về giấy phép nhà in đó có được phê chuẩn của nhà nước về việc in hóa đơn gtgt. Phong cách làm việc, có khả năng tư vấn thuế và các điều lệ in hóa đơn gtgt, có năng lực in ấn với lượng lớn. Và cả số lượng nhỏ khi cần gấp, có thể đáp ứng việc giao hàng trong ngày hay gấp.

Với In Song An, giải pháp in hóa đơn của In Song An là gì: Là nhà in được cấp phép và đủ điều kiện được Cục thuế Tp.HCM. Và Sở Thông tin và Truyền thông Tp.HCM công nhận (không phải nhà in nào cũng đạt tiêu chuẩn để được chứng nhận in hóa đơn GTGT).

Là đơn vị in ấn hóa đơn gtgt trực tiếp, máy móc hiện đại công nghệ cao nên giá cả rất cạnh tranh. Đảm bảo giá tốt và đáp ứng số lượng quy mô cho những đơn hàng lớn. Liên hệ ngay khi bạn cần nhé!

Lựa chọn phương pháp in mã vạch

Trước khi bạn đầu tư vào máy in mã vạch. Hãy tìm hiểu cách bạn sẽ sử dụng máy in của mình cũng như các phương pháp in ấn mã vạch hiệu quả. Và tiết kiệm chi phí tối đa để hoàn toàn phù hợp với môi trường làm việc của doanh nghiệp bạn.

Có thể in bằng một hay nhiều phương pháp như in laser, in phun (Ink Jet Printing). In ma trận điểm (Dot Matrix Printing) và in nhiệt (Thermal Technology). Trong đó, in nhiệt (Thermal Technology) gồm có in truyền nhiệt (Thermal Transfer) và in nhiệt trực tiếp (Direct thermal).

Phương pháp in tem mã vạch phổ biến

1. Phương pháp in Laser

Máy in laser, nói dễ hiểu là nó làm làm việc như là một máy photocopy. Điều khiển các dòng ion ghi lên bề mặt trống in, kết quả là những phần tử in được tích điện. Nhiệm vụ của những phần tử tích điện này là sẽ hút mực lên bề mặt trống. Cuối cùng chúng được truyền lên bề mặt giấy nhờ lực ép và sức nóng.

Điểm mạnh:

• Có thể in chữ và hình đồ hoạ chất lượng cao. Có thể đạt chất lượng gấp đôi khi không in mã vạch. Đạt yêu cầu của in mã vạch khi in trên bề mặt giấy phẳng.
• Độ đen và độ phân giải của máy in laser tốt. Bên cạnh đó, những máy quét sử dụng bước sóng hồng ngoại cho độ chính xác cao nhất.

Hạn chế:

• Nếu in công nghiệp thì Máy in laser không phù hợp. Bên cạnh đó thì các vật liệu in (như là nhãn tự dính) phải được chọn cẩn thận. Nếu không chúng sẽ có khả năng bị cong vênh hay biến dạng. Đó là do cơ chế ép và sức nóng để in mực lên bề mặt vật liệu.
• Mực in laser rất dễ bị ảnh hưởng như nhòe, bong tróc, không bền dưới tác động của hóa chất hay nước. Không phù hợp với loại mã vạch có mục đích sử dụng lâu. Chi phí cho in mã vạch khá cao. Do khi in chữ thì độ phủ mực yêu cầu chỉ khoảng 5% mực đen trong khi đó in mã vạch cần đến hơn 30%.

2. Phương pháp in phun – Ink Jet Printing

Đây là phương thức in chủ yếu in trên vật liệu giấy Carton hoặc in trên bao bì với tốc độ cao. Máy in phun sử dụng hai kỹ thuật là phun từng giọt hoặc phun liên tục để in lên bề mặt vật liệu.

Điểm mạnh: có tốc độ in khá cao.

Hạn chế:

• Đầu tư hệ thống in mã vạch với công nghệ in này là khá đắt và chỉ phù hợp cho in với số lượng lớn. Máy in phun có tốc độ chậm và không chính xác trong việc in mã vạch.
• Thường xuyên phải kiểm tra và bảo dưỡng máy in. Để đảm bảo sự đồng nhất của sản phẩm in và tránh hiện tượng nghẽn mực đầu phun.
• Hầu hết mực in phun là mực gốc nước nên có hiện tượng bị sọc, nhoè,… Còn loại mực không hoà tan trong nước. Khi sử dụng máy quét sẽ phản xạ lại đầu đọc làm chúng không đọc được.
• Sự chính xác của hạt mực và độ đen/độ phân giải bị hạn chế do cơ chế rơi của mực. Và bề mặt in liên tục di chuyển.

3. In ma trận điểm – Dot Matrix Printing

Đây là phương thức in sử dụng búa hoặc kim để truyền mực từ ruy-băng mực ribbon lên trên bề mặt vật liệu. Đa phần là vì sự thiếu chính xác của các hạt mực và độ phân giải thấp. Nên hiện nay phương pháp này hầu như không được sử dụng trong in mã vạch.

Điểm mạnh:

• Có thể in trên nhiều loại vật liệu, hoá đơn hoặc tài liệu và có thể in trên giấy cuộn khổ rộng.
• Dễ dàng mua và giá thành rẻ.
• Máy in kim sử dụng ru-băng mực dạng multipass để giảm chi phí mua ru-băng và vật liệu in.

Hạn chế:

• Độ thấm của mực có thể bị nhoè khi in là nguyên nhân làm phần tử in bị biến dạng.
• Máy in kim chỉ in được những mã vạch có độ đen thấp hay trung bình. Kích thước hạt của ma trận điểm trên máy nhỏ không tạo được độ đen cần thiết.
• Độ bền của hạt mực không tốt và không bền nhất là khi bị tác động bởi chất hóa học hay nước.
• Đặc thù là loại ru băng này liên tục được sử dụng lại nên không đảm bảo về độ tương phản. Khi sử dụng nhiều lần thì chúng sẽ tạo ra mã vạch không đủ độ đen cho máy quét có thể đọc được.

4. Phương pháp in nhiệt – Thermal Technology

Đây là phương pháp được sử dụng rộng rãi trong in mã vạch. Dựa trên 2 kỹ thuật là in nhiệt trực tiếp và in truyền nhiệt, cả hai đều làm nóng đầu ghi để tạo ra hình ảnh.

1. In truyền nhiệt – Thermal Transfer

Dễ dàng nhận biết bởi đường nét bóng và chắc chắn của phần tử in. Kỹ thuật này sử dụng một cuộn ruy-băng ribbon mỏng, khi được nung nóng bằng dầu ghi thì truyền hình ảnh lên vật liệu in.

Điểm mạnh:

In truyền nhiệt tạo ra các bài in nhất quán, có độ tin cậy cao. Khi được ghi với nhiệt độ thích hợp thì hình ảnh không chỉ có khả năng chịu nhiệt và độ ẩm, mà còn chống được trầy xước, rất bền và đảm bảo về màu sắc, độ đen và độ phân giải.

Hạn chế:

Giá thành cao hơn in nhiệt trực tiếp vì sử dụng ru-băng, tuy nhiên tuổi thọ đầu ghi lai cao hơn. Chính vì sử dụng công nghệ Singlepass nên rất có thể sẽ lãng phí nếu bạn in mã vạch với số lượng ít.

1. In nhiệt trực tiếp- Direct Thermal

Là phương thức in sử dụng loại vật liệu nhạy với nhiệt, do vậy, khi đi qua đầu ghi được nung nóng, chúng bị đen lại tạo hình ảnh in chứ không sử dụng ru-băng mực. Phương pháp in này được chú ý vì sự đơn giản của nó. Chúng kém bền khi ở trong môi trường nóng, ở lâu dưới ánh sáng mặt trời hay cọ sát, mặc dù chúng có độ bền lâu.

Điểm mạnh:

Phương pháp này đơn giản hơn so với những kỹ thuật in khác vì nó không cần mực in, ru-băng mực hay mực tĩnh điện. Và quan trọng là tạo ra hình ảnh in sắc nét, thuận lợi cho máy quét. Đây là kỹ thuật lý tưởng nhất trong việc in mã vạch với thời gian sử dụng ngắn.

Hạn chế:

Nó vẫn bị tác động của chất hóa học. Vì lí do là áp dụng cho một số trường hợp để chống trầy xước nên người ta thường tráng phủ lớp UV. Bên cạnh đó nó còn rất nhạy với môi trường nóng và ánh sáng /trực tiếp dưới ánh sáng mặt trời.

Bạn đã sẵn sàng cho việc in mã vạch sản phẩm cho riêng doanh nghiệp, đây là lúc bạn sẽ có nhiều phương án để lựa chọn phương pháp in. Hãy để In Song An đồng hành cùng bạn.

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG NĂM 2018

Ở góc độ kinh doanh mua bán nhỏ, hóa đơn gtgt có vẻ như chưa quan trọng. Đối với mô hình kinh doanh là công ty, doanh nghiệp. Thì mức độ quan tâm của đối tác kinh doanh là hóa đơn gtgt một cách phổ biến. Và bình thường hóa trong giao dịch, mua bán và thanh toán. Bởi lẽ đó là quy định và là cách để các doanh nghiệp báo cáo tình hình kinh doanh đối với Nhà nước.

Việc sử dụng hóa đơn là vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần thận trọng. Và tuân thủ đúng với quy định của pháp luật để tránh các sai sót đáng tiếc xảy ra.

Hóa đơn gtgt giấy và hóa đơn điện tử đến thời điểm hiện tại

a/ Mặt tích cực của hình thức hóa đơn điện tử

Việc bổ sung hình thức hóa đơn điện tử đã rất có ý nghĩa quan trọng. Nhằm tạo cơ sở pháp lý để các doanh nghiệp hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp sao cho phù hợp với sự phát triển của xã hội. Trọng tâm là hạn chế được một phần tình trạng hộ kinh doanh, doanh nghiệp đặt in. Mua bán lòng vòng, tự in hóa đơn để xuất hóa đơn khống. Sử dụng bất hợp pháp hay các công tác gian lận thương mại, có ảnh hưởng không hề nhỏ đến nền kinh tế.

Trong năm nay, 1028, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được thí điểm tại các doanh nghiệp lớn hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, thương mại. Là các doanh nghiệp có hạ tầng công nghệ thông tin phát triển như Viettel, EVN, VNPT,… Được đánh giá là mang lại kết quả tốt và thực tế. Hình thức hóa đơn điện tử được khách hàng chấp thuận. Mang lại hiệu quả thiết thực về thời gian và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Và chất lượng dịch vụ, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Thêm vào đó là khi sử dụng hóa đơn điện tử, giúp khách hàng thuận tiện trong thanh toán hơn. Tránh rủi ro mất hóa đơn và tiết kiệm được chi phí do không phải in ra giấy. Song song, việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC vừa góp phần giảm thời gian. Vừa góp phần hạn chế các hành vi gian lận về hóa đơn.

b/ Những mặt hạn chế của hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, cách mạng công nghiệp lần thứ 4. Dù rằng kết quả đạt được là khá tích cực, thế nhưng vẫn còn đó những hạn chế, bất cập, chưa tạo điều kiện pháp lý đầy đủ cho việc triển khai rộng rãi, phổ biến áp dụng hóa đơn điện tử vì còn phụ thuộc nhiều vào vấn đề cơ sở hạ tầng mạng.

Các vấn đề về hóa đơn gtgt hay hóa đơn điện tử cũng mang đến nhiều trở ngại cho doanh nghiệp. Vậy đối với những trường hợp nào không phải kê khai nộp thuế gtt? Câu hỏi này được đặt ra bởi chính sách về thuế, đặc biệt là thuế gtgt những năm gần đây được điều chỉnh và thay đổi liên tục.

Theo thông tư số 219/2013/TT-BTC, Điều 5 quy định về các trường hợp không phải kê khai tính nộp thuế gồm có:

Các tổ chức, cá nhân nhận các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền), tiền hỗ trợ, tiền thưởng, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác (tiền lãi trái phiếu, cổ tức, lợi nhuận được chia). Khi nhận được các khoản tiền trên, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn gtgt, doanh nghiệp cần lập chứng từ thu tiền với số tiền tương ứng (Phiếu chi, biên bản đối trừ công nợ,..).

Hoặc các trường hợp khi mua hàng hóa, dịch vụ của các đối tượng trên doanh nghiệp cần chuẩn bị các hỗ trợ giấy tờ khác để tính vào chi phí hợp lý, vì cơ quan thuế sẽ không bán hóa đơn lẻ trong các trường hợp này.

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có cái nhìn chính xác hơn về vấn đề này, In Song An xin được chia sẻ một vài thông tin hữu ích về hóa đơn gtgt đến quý khách hàng. Nếu có nhu cầu in ấn hóa đơn gtgt chất lượng và đúng quy chuẩn được ban hành, vui lòng liên hệ In Song An. Trân trọng cảm ơn!

Nguồn gốc mã vạch

Tầm quan trọng và sự cần thiết của việc in mã vạch của hàng hoá là để tạo thuận lợi. Và nâng cao hiệu quả cũng như năng suất rong bán hàng và quản lý kho.

I/Tổng quan về mã số – mã vạch

Trên hàng hóa người ta thường in trên đó một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch của hàng hoá.

Theo quy định thì mã số mã vạch của hàng hoá bao gồm hai phần: Mã vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc và mã số của hàng hoá.

1/ Mã số của hàng hoá

Mã số của hàng hoá là một dãy các con số dùng để phân định hàng hoá. Chúng được áp dụng trong quá trình luân chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất cho tới người bán, hoặc lưu kho, sau đó là phân phối hay bán lẻ tới người tiêu dùng. Ví dụ, nếu như thẻ căn cước (chứng minh nhân dân) giúp ta phân biệt người này với người khác thì mã số hàng hoá là “chứng minh thư” của hàng hoá, giúp ta phân biệt được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hoá khác nhau.

2/ Tính chất của mã số hàng hóa

Các tính chất cơ bản:

• Các mã đó là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hoá. Mỗi loại hàng hoá sẽ được nhận diện bởi một dãy số tiêu biểu và mỗi dãy số chỉ tương ứng với một loại hàng hoá.
• Ngay cả bản thân mã số cũng chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hoá, và hoàn toàn không liên quan gì đến đặc điểm của hàng hoá. Bởi vì nó không phải là số phân loại hay chất lượng của hàng hoá, và đồng thời trên mã số cũng không có giá cả của hàng hoá.

Trong thương mại trên toàn thế giới hiện nay chủ yếu áp dụng hai hệ thống mã số hàng hoá như sau:

• Hệ thống EAN (European Article Number), được thiết lập bởi các sáng lập viên là 12 nước châu Âu với tên gọi ban đầu là Hội EAN (European Article Numbering Association), bắt đầu sử dụng từ năm 1974 ở châu Âu và sau đó phát triển nhanh chóng và được áp dụng ở hầu hết các nước trên thế giới. Sau đó, từ năm 1977, EAN trở thành một tổ chức quốc tế với tên gọi EAN quốc tế (EAN International).
• Trong hệ thống mã số EAN cho các mặt hàng bán lẻ có hai loại, một loại sử dụng sử dụng 8 con số (EAN-8) và loại kia là13 con số (EAN-13).
• Hệ thống UPC (Universal Product Code): là hệ thống thuộc quyền quản lý của Hội đồng mã thống nhất Mỹ UCC (Uniform Code Council, Inc.), được sử dụng từ năm 1970 và hiện vẫn đang sử dụng ở Mỹ và Canada.

Cấu tạo từ trái sang phải của mã số EAN-13 gồm:

• Mã quốc gia gồm có 02 hoặc 03 con số đầu
• Mã doanh nghiệp bao gồm: Có thể từ 04, 05 hoặc 06 con số
• Mã mặt hàng bao gồm có thể là 05, 04, hoặc 03 con số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp.
• Và số cuối cùng là số kiểm tra.

3/ Tính thống nhất của mã số

Mã quốc gia để đảm bảo tính thống nhất và tính đơn nhất của mã số, Mã quốc gia phải do tổ chức mã số vật phẩm quốc tế cấp cho các quốc gia là thành viên của tổ chức này, và mã số quốc gia của Việt Nam là 893.

Ở Việt Nam, thì mã doanh nghiệp do EAN-VN cấp cho các doanh nghiệp là các thành viên của mình. Còn mã mặt hàng là do nhà sản xuất quy định riêng cho hàng hoá của mình. Khi đó nhà sản xuất phải đảm bảo mỗi mặt hàng chỉ có một mã số, để không được có bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Do đó, số kiểm tra C là một con số được tính dựa vào 12 con số trước đó, có chủ đích là dùng để kiểm tra việc ghi đúng những con số nói trên.

EAN-VN cấp mã M gồm bốn con số và từ tháng 3/1998, và theo yêu cầu của EAN quốc tế nên EAN-VN đã khởi động việc cấp mã M gồm 5 con số.

• 8 con số của mã số EAN-8 có cấu tạo như sau:
• + 03 con số đầu là mã số quốc gia tương tự như EAN-13
• + 04 con số sau là mã của mặt hàng
• + Các con số cuối cùng là số kiểm tra.

Mã EAN-8 duy chỉ sử dụng đặc biệt trên những sản phẩm có kích thước nhỏ, khi không đủ chỗ ghi mã EAN-13 (ví dụ chiếc bút bi, thỏi son).

4/ Làm sao để sử dụng mã số EAN-8

Muốn sử dụng mã số EAN-8 trên các sản phẩm, doanh nghiệp, cơ quan cần làm đơn xin mã tại Tổ chức mã số quốc gia (EAN-VN). Khi đó, Tổ chức mã số quốc gia sẽ cấp trực tiếp mã số và quản lý mã số mặt hàng gồm 04 con số cụ thể cho cơ quan, doanh nghiệp.

II/ Mã vạch là gì?

Định nghĩa Mã vạch là một nhóm các vạch và khoảng trống song song, đặt xen kẽ nhau được dùng để thể hiện mã số dưới dạng máy quét (có thể đọc được).

Mã vạch thể hiện mã số EAN thì được gọi là mã vạch EAN.

Đặc điểm mã vạch EAN:

• Trong mã vạch EAN, mỗi con số được thể hiện bằng 02 vạch cùng với 02 khoảng trống theo ba phương án khác nhau (A, B, C).
• Mỗi một mã vạch (hay còn gọi là khoảng trống) có chiều rộng từ 01 đến 04 môđun.
• Mã vạch EAN thuộc loại mã đa chiều rộng, mỗi môđun có chiều rộng tiêu chuẩn là 0,33 mm.
• Mã vạch EAN là loại mã vạch được sử dụng riêng thể hiện mã số EAN.

1/ Làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm?

Để có mã số mã vạch trên hàng hoá, tùy theo nhu cầu sử dụng là để xuất khẩu hay bán tại các siêu thị thì các doanh nghiệp phải gia nhập EAN Việt Nam. Khi đó EAN Việt Nam sẽ cấp mã- M cho doanh nghiệp kèm theo hướng dẫn doanh nghiệp cách để lập mã mặt hàng là mã- I cho từng sản phẩm.

Để được là thành viên và khi là thành viên của EAN Việt Nam, doanh nghiệp sẽ phải đóng phí gia nhập và phí hàng năm. Chi phí bao nhiêu sẽ do Đại hội các thành viên quyết định, và được ghi rõ ràng minh bạch trong điều lệ của EAN Việt Nam (có thể thay đổi sau một thời gian áp dụng).

2/ MÃ SỐ – MÃ VẠCH gạch đen trắng thực sự có ích gì?

‘Mã số hàng hóa’ – ‘Article Number Code’ là ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên, thể hiện như một thẻ để chứng minh cho hàng hóa đó về nguồn dốc, xuất xứ sản xuất; Lưu thông của sản phẩm của nhà sản xuất trên một quốc gia hay vùng tới các thị trường trong nước hoặc đến nơi khác trên thế giới.

Do đó, mỗi loại hàng hóa sẽ được in vào đó (gán cho sản phẩm) một dãy số duy nhất nhằm để phân biệt sản phẩm hàng hóa trên từng quốc gia (vùng) khác nhau để tránh bị nhầm lẫn.

Bạn đã in mã vạch cho hàng hóa lưu kho, hàng hóa xuất khẩu hay các sản phẩm bán lẻ tại cửa hàng chưa? Hãy cùng In Song An tiến hành in mã vạch ngay nhé, chi phí hợp lí và uy tín và cam kết dài lâu.